Negara Hemat 101: ATK digantikan Sistem IT

Dalam informasi yang beredar, penggunaan ATK mencapai 44 Trilyun Rupiah, dan ini yang diminta dihemat oleh Inpres 1/2025. Apa sajakah komponen ATK ?

Beberapa komponen yang biasa dimasukkan dalam anggaran ATK meliputi:

• Alat Tulis Kantor (ATK) Umum: Pulpen, pensil, spidol, penghapus, correction tape, dll.
• Kertas & Dokumen: Kertas HVS, kertas foto, kertas laminasi, map, binder, dsb.
• Peralatan Kantor Kecil: Stapler, gunting, lem, cutter, dll.
• Tinta & Toner: Untuk printer dan mesin fotokopi.
• Perlengkapan Pendukung Administrasi: Label, amplop, buku catatan, dsb.
• Dokumentasi & Arsip: Folder arsip, ordner, rak file, dsb.

Lalu, teknologi IT apa yang bisa digunakan untuk menggantikan ATK ini ? Mari kita bahas.

Sistem Manajemen Dokumen (DMS - Document Management System)

Pengganti: Kertas, map, binder, dan alat tulis manual.

Contoh Teknologi:

• Microsoft SharePoint
• Google Drive for Business
• Alfresco DMS
• OpenKMM-Files

Manfaat: Penyimpanan dokumen secara digital dengan akses mudah.Kolaborasi dan kontrol versi dokumen lebih efektif.Mengurangi kebutuhan cetak dokumen.

Tanda Tangan Digital & e-Stamp

Pengganti: Stempel, tanda tangan basah, dan tinta.

Contoh Teknologi:

• Adobe Sign
• DocuSign
• PrivyID (Indonesia)
• Digisign (Indonesia)

Manfaat:

• Legalitas dokumen tetap terjamin.
• Proses administrasi lebih cepat tanpa harus mencetak dan mengirimkan dokumen fisik.
• Mendukung transaksi bisnis dan birokrasi tanpa hambatan geografis.

Aplikasi Pengolahan Dokumen Digital

Pengganti: Kertas, notes, sticky notes, dan alat tulis manual.

Contoh Teknologi:

• Microsoft OneNote
• Google Keep
• Evernote
• Notion

Manfaat:

• Mencatat dan mengelola dokumen secara digital.
• Bisa diakses dari berbagai perangkat.
• Memudahkan kolaborasi tanpa perlu kertas.

Sistem Manajemen Arsip Elektronik (E-Filing System)

Pengganti: Lemari arsip, ordner, dan rak file.C

Contoh Teknologi:

• Perpustakaan Digital (DigiLib)
• Software E-Filing dari Dinas Arsip Pemerintah
• Cloud Storage (Google Drive, Dropbox, OneDrive)

Manfaat:

• Pengarsipan dokumen lebih terstruktur dan mudah dicari.
• Tidak perlu ruang fisik untuk penyimpanan dokumen.
• Mengurangi risiko kehilangan dokumen penting.

Sistem Kolaborasi & Manajemen Proyek

Pengganti: Memo kertas, agenda rapat fisik, whiteboard.

Contoh Teknologi:

• Trello
• Asana
• Microsoft Teams
• Slack

Manfaat:

• Manajemen tugas dan proyek lebih efisien.
• Kolaborasi antar tim tanpa perlu mencetak dokumen.
• Integrasi dengan berbagai sistem lain.

Aplikasi e-Office / Sistem Informasi Perkantoran

Pengganti: Surat-menyurat fisik, disposisi manual, dan agenda rapat cetak.C

Contoh Teknologi:

• E-Office (SRIKANDI untuk pemerintahan Indonesia)
• SIASN (Sistem Informasi ASN di Indonesia)
• SIMAYA (Sistem Administrasi Perkantoran Elektronik)

Manfaat:

• Semua surat-menyurat dan administrasi berbasis digital.
• Tanda tangan elektronik dan workflow otomatis.
• Mengurangi penggunaan kertas dan alat tulis.

Printer Virtual & Paperless Workflow

Pengganti: Printer, tinta, toner, dan kertas.C

Contoh Teknologi:

• PDF Creator
• Microsoft Print to PDF
• Foxit PDF Editor

Manfaat:

• Dokumen dikonversi ke format digital tanpa perlu dicetak.
• Mengurangi limbah kertas dan tinta.

Kesimpulan

Teknologi IT dapat menggantikan ATK dengan solusi digital yang lebih efisien dan ramah lingkungan. Pemerintah dan perusahaan yang menerapkan paperless office dapat menghemat biaya operasional, meningkatkan produktivitas, serta mengurangi dampak lingkungan.

Yang menarik, meskipun dokumen telah menggunakan sistem aplikasi yang ada di atas, tetap saja ada pekerjaan mencetak dokumen dan memberikan tanda tangan basah. Kemudian melakukan scan atas hasil dokumen tadi. Jadi memang belum sepenuhnya bisa diterapkan dengan baik. Belum lagi, kecenderungan bergantinya aplikasi di tiap tahun anggaran, atau tiap penggantian pimpinan. Ini tentu lebih memperparah anggaran yang ada.

Ingin mendapatkan solusi lainnya ? Bisa kontak ke anggota APTIKNAS yang memiliki banyak solusi terkait ini.