Negara Hemat 101: Rapat & Seminar pakai Video-Conference

 Salah satu poin anggaran yang dirasakan besar juga adalah kegiatan rapat dan seminar yang diadakan pemerintah. Oleh karena itu disarankan digantikan dengan sarana video conference.

Menggunakan video conference untuk rapat dan seminar pemerintah memiliki banyak keuntungan yang signifikan, terutama dalam konteks efisiensi dan penghematan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa video conference sebaiknya diadopsi:

1. Penghematan Biaya dan Waktu

Video conference mengurangi biaya perjalanan yang biasanya diperlukan untuk menghadiri pertemuan fisik. Dengan tidak perlu melakukan perjalanan, pemerintah dapat menghemat anggaran transportasi dan akomodasi, serta waktu yang dihabiskan dalam perjalanan. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pemerintah.

2. Meningkatkan Aksesibilitas

Dengan video conference, peserta dari berbagai lokasi dapat terhubung tanpa harus memperhatikan jarak geografis. Ini sangat berguna bagi daerah terpencil yang mungkin sulit dijangkau secara fisik. Selain itu, video conference memungkinkan banyak peserta untuk bergabung dalam satu pertemuan, sehingga memperluas partisipasi dan kolaborasi antar lembaga.

3. Keamanan dan Efisiensi dalam Situasi Darurat

Dalam situasi darurat seperti pandemi COVID-19 yang lalu, video conference menjadi alat vital untuk menjaga komunikasi dan koordinasi antar pejabat pemerintah. Penggunaan aplikasi seperti Zoom dan Microsoft Teams telah terbukti efektif dalam memastikan bahwa keputusan dapat diambil dengan cepat tanpa risiko penyebaran penyakit. Tapi juga dalam kondisi darurat lainnya, misal bencana alam, cara ini juga menjadi salah satu media efektif.

4. Peningkatan Produktivitas

Video conference memungkinkan interaksi yang lebih langsung dan kolaboratif antara peserta, yang dapat meningkatkan produktivitas kerja. Dengan fitur berbagi layar dan dokumen secara real-time, komunikasi menjadi lebih jelas dan efektif. Hal ini juga memungkinkan pelatihan jarak jauh yang lebih efektif bagi pegawai negeri sipil, sehingga meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam pemerintahan.

5. Ramah Lingkungan

Dengan mengurangi kebutuhan untuk perjalanan fisik, video conference juga berkontribusi pada pengurangan emisi karbon. Ini sejalan dengan upaya pemerintah untuk menerapkan praktik ramah lingkungan dalam operasional mereka1.Secara keseluruhan, penggunaan video conference dalam rapat dan seminar pemerintah tidak hanya mendukung efisiensi operasional tetapi juga meningkatkan aksesibilitas, keamanan, dan keberlanjutan lingkungan.

Yang menjadi pertanyaan, tools apa yang biasa dipakai ?

Untuk Rapat :

1. Langganan Zoom
2. Langganan MS Teams
3. Langganan Google Meet
4. Langganan JUMPA
5. Perangkat video conference

Untuk Seminar :

1. Penggunaan software OBS (free)
2. Penggunaan software StreamYard (free)
3. Langganan Zoom
4. Langganan MS Teams
5. Langganan Google Meet
6. Langganan JUMPA
7. Perangkat video conference skala ruang besar

Untuk tahu solusi lainnya ? Kontak anggota APTIKNAS terdekat dengan tempat anda